Aucun doute, pour un grand nombre d’entre nous, le confinement a commencé par la recherche de moyens pour communiquer et travailler à distance. Les outils de visio ressortent comme les grandes stars de la période récente, avec un usage le plus souvent contraint au début et une certitude à la fin : on a tous appris à utiliser des technologies encore considérées comme des gadgets il y a six mois.
La Station est régulièrement interrogée sur les outils utilisés en interne ou dans le cadre d’événements ouverts au public. Il nous a semblé utile de livrer un regard sur ces outils, de le partager et pourquoi pas de poursuivre les échanges… 4 outils vus sous des angles différents : popularité, la facilité de mise en œuvre, l’ouverture aux personnes extérieures, le coût et les principales fonctionnalités.
#Teams
Teams est l’outil de collaboration de la suite Microsoft, il comprend un chat, des échanges de fichiers, la possibilité de passer des appels audio ou visio ainsi que le partage d’écran. Très complet, il a l’avantage de pouvoir inviter des personnes extérieures à l’organisation via des invitations par mail. A l’inverse, sa mise en œuvre nécessite une licence d’entreprise. Il est possible d’installer l’application sur son smartphone et de profiter de toutes les fonctionnalités de l’intégration avec la suite Microsoft (Excel – Word – Outlook…). Des meetings audio / vidéos sont possibles jusqu’à 250 participants avec enregistrement possible. Un regret difficile à comprendre : absence de vue mosaïque avec tous les participants (seulement 4 maxi/écran). Depuis janvier 2020, La Station utilise Teams dans sa communication interne.
# Zoom
Révélation mondiale de l’année 2020, Zoom a connu un saut de popularité prodigieux grâce au confinement.
Succès incroyable pour cet outil dont tout le monde a parlé subitement à partir du 13 mars… Outil léger, ergonomique, simple et qui ne cherche pas à tout faire mais fait bien ce qu’il dit : des visioconférences agréables et un chat pour interagir en parallèle. Ne demandez pas davantage à cet outil de visio, c’est inutile ! En revanche, l’outil sera difficile à battre sur les “fonctions coeur”. D’autant que maintenant tout le monde a bien compris qu’il fallait être un peu prudent dans l’usage pour éviter de se trouver face à des situations très dérangeantes. En clair : 1/ ne diffusez pas publiquement, sur les réseaux par exemple, un lien permettant de rejoindre une réunion et 2/ utilisez la “salle d’attente” de Zoom (ou des autres outils) pour ne faire entrer que les personnes réellement concernées par la réunion. Avec ces précautions élémentaires, l’usage de Zoom procure une très bonne expérience. La Station l’a utilisé pour ses premiers afterworks hebdomadaires avant de tester Jitsi, finalement adopté (voir ensuite).
Zoom est un outil devenu très populaire ces derniers mois, pour de bonnes et de moins bonnes raisons. Pendant la période récente du confinement, ce logiciel a connu quelques failles de sécurité avec l’arrivée d’invités indésirables dérangeant la réunion en diffusant des contenus indésirables. Au-delà de cela, c’est un outil orienté sur la seule fonctionnalité de visioconférence avec la possibilité d’un chat. La version gratuite est limitée à 100 participants et à 40 minutes pour les réunions de groupe. Il est également possible de diffuser le contenu des réunions sur le web.
# Jitsi Meet
Jitsi est l’outil 100% gratuit et open-source pour la visioconférence. D’une utilisation simplissime ne nécessitant aucune installation ni configuration, démarrer une conférence est un vrai jeu d’enfant. Rendez-vous sur la page, entrez le nom de votre conférence et c’est parti. L’usage sur Smartphone est également très efficace. Aussi performant que Zoom avec une vue mosaïque de tous les participants ou centrée sur un utilisateur choisi. Le fonctionnement de Jitsi n’est pas garanti avec tous les navigateurs. Si Chrome semble très bien supporté, d’autres peuvent avoir du mal et générer des problèmes (coupures, partage d’écran impossible).
# Webex (Cisco)
Cisco est un leader reconnu dans le monde du réseau et en particulier pour son matériel. Leur logiciel de conférence s’appuie sur cette expertise pour délivrer un produit de qualité plutôt tourné vers les grandes entreprises. Des appels audios/vidéos aux outils de collaboration en passant par la plateforme mobile, l’enregistrement des conférences, des transcriptions ou le stockage sur le cloud, chacun trouvera son bonheur avec une solution aussi évolutive. La configuration et la mise en place peuvent parfois être problématiques pour les petites structures n’ayant pas la maîtrise des configurations réseaux et d’administration des droits.
